Business Process Management (BPM) is een discipline die zich richt op het optimaliseren van de efficiëntie van een bedrijf. BPMS (Business Process Management System) draait om het implementeren van verbeterde processen in IT-applicaties. Hoewel BPMS veel voordelen kan bieden, is een verkeerde aanpak een risico voor het succes van verbeteringsinitiatieven. We hebben enkele tips en richtlijnen verzameld om u te helpen BPM succesvol te implementeren in uw organisatie.
1. Bouw op basis van de werkwijze van uw bedrijf
Begin met het identificeren van benchmarks voor de huidige uitvoering van specifieke functies binnen uw bedrijf. Verzamel echte gegevens en documenten, zoals interviews, e-mails en telefoongesprekken, om inzicht te krijgen in hoe uw bedrijf echt werkt. Gebruik deze inzichten om mogelijkheden voor verbetering te identificeren, documenteer ze in een nieuw procesmodel, stel doelstellingen (KPI's) vast en ontwikkel vervolgens de eerste workflows.
2. Denk groot, maar begin klein
Het is belangrijk om te begrijpen dat bedrijfsprocessen met elkaar verbonden zijn en dat veranderingen zonder goede strategie nadelige gevolgen kunnen hebben. Begin daarom met een kleiner en beheersbaarder project, zoals het verbeteren van kostenrapportages, het optimaliseren van de inkooporderstroom of het stroomlijnen van administratieve taken. Houd echter altijd de grotere processen en ambities in gedachten.
3. Betrek alle belanghebbenden
Bij BPMS-implementaties zijn er meestal drie belangrijke belanghebbenden: degenen die het dichtst bij het procesontwerp staan (bijvoorbeeld de inkoopdirecteur), IT-medewerkers die het procesmodel kunnen vertalen naar IT-toepassingen en de eindgebruikers die de applicatie daadwerkelijk zullen gebruiken. Moedig samenwerking aan tussen ontwikkelaars en eindgebruikers tijdens het implementatieproces.
4. Kies een BPM-tool op basis van uw behoeften
Er zijn verschillende BPM-tools die afgestemd zijn op diverse stakeholders. Sommige tools zijn gericht op managers en richten zich op controle, zichtbaarheid en efficiëntie. Andere tools zijn ontworpen voor softwareontwikkelaars die BPM-gestuurde applicatieontwikkeling uitvoeren. Kies een toolset of platform dat de behoeften van uw bedrijf en IT combineert.
5. Kies een "kampioen"
Benoem een sterke leider voor het BPMS-project. Deze persoon neemt het initiatief, zoekt naar oplossingen en zorgt voor vooruitgang. Het is essentieel dat de "kampioen" voldoende tijd heeft om zich te richten op het behalen van doelstellingen, het begeleiden van verandering en het rapporteren aan het management.
6. Stel mijlpalen vast
Bekijk de BPM-implementatie als een reeks veranderingen die samenwerken om het grotere doel te bereiken. Door het project op te delen in behapbare stappen verhoogt u de controle en vermindert u het risico op falen. Zorg ervoor dat uw "kampioen" in een vroeg stadium een sterke businesscase presenteert om de belanghebbenden te overtuigen van de waarde van het project.
7. Lever snel resultaten en maak ze tastbaar
Zodra BPMS is geïmplementeerd, moeten de eerste voordelen snel zichtbaar zijn. Het rendement op BPMS komt voort uit proces- en organisatorische verbeteringen. Zorg ervoor dat anderen daadwerkelijk de verbeteringen ervaren.
8. Werk samen
Zorg voor goede communicatie en betrokkenheid van alle verantwoordelijken tijdens het implementatieproces. Werk nauw samen met alle betrokken partijen op elk niveau om verbindingen te leggen tussen verschillende afdelingen. Maak gebruik van software die samenwerking faciliteert en een agile aanpak om een beter begrip van het project te krijgen.
9. Meet resultaten
Meet de impact van het BPM-project om te beoordelen of aanpassingen nodig zijn. Identificeer welke gegevens u wilt meten en hoe deze gekoppeld zijn aan de beoogde verbeteringen. Gebruik KPI's om de gegevens te meten en het succes van de implementatie te monitoren.
10. Zoek externe hulp
Overweeg om externe consultants in te schakelen naast uw interne team. Consultants brengen waardevolle ervaring en kennis met zich mee die het succes van het BPMS-project kunnen bevorderen. Ze hebben toegang tot versnellers zoals methodologieën en blauwdrukken.