Robotic Process Automation (RPA) kan een aanzienlijke impact hebben op de bottom line van uw organisatie. Het is echter bijna nooit een quick win. Hier zijn vijf kritische vragen voordat je en RPA-programma start.
1. Hebben we een methode om kandidaatprocessen te identificeren?
Elk bedrijfsproces dat een handmatige interactie met software bevat is een RPA-kandidaat. Niet alle processen zijn geschikt voor deze specifieke vorm van automatisering. Het proces moet een hoog volume en een lage complexiteit hebben. Het proces zoals het is, is misschien geen geschikte kandidaat, maar kan dat na enig herwerk wel worden.
2. Kunnen we procesvarianten harmoniseren voordat we digitaal gaan?
Een eerste vorm van rework die nodig is met het oog op een RPA-project is een procesharmonisatie. Als er veel teams bij betrokken zijn, ga er dan nooit van uit dat het proces overal hetzelfde werkt. Op een gegeven moment zal je elke software-interactie moeten invoeren in het RPA-programma. De vele subtiele verschillen zullen u verrassen. Haal eerst alle experts rond de tafel.
3. Hebben we onze API-opties uitgeput?
Vergeet niet dat RPA alleen zin heeft voor die programma's die we niet via API's kunnen benaderen. Tenzij het te complex of te duur is, gebruik altijd de API's. RPA-oplossingen zijn afhankelijk van de gebruikersinterface van de software die ze manipuleren. Gebruikersinterfaces evolueren om goede redenen, en kunnen uw RPA-oplossing maken of breken.
4. Kunnen we eerst het vastleggen van gegevens en bedrijfsregels verbeteren?
RPA-technologie heeft geen eigen gebruikersinterface. Tenzij het een assisterende robot is, neemt het alleen informatie op uit systemen en invoerbestanden. Als iemand een Microsoft Word- of Excel-sjabloon moet invullen, automatiseer dat dan niet. Verbeter de gegevensvastlegging. Gebruik een online formulier van een BPMS of ticketing systeem. Een extra voordeel: u hebt een plaats om uw bedrijfsregels op te slaan. Codeer geen "als dan"-regels in uw RPA-oplossing, want die is niet bedoeld om uw bedrijfslogica in op te slaan. Hetzelfde geldt voor gegevensvalidatie.
5. Past het in onze technologiestrategie? RPA-technologie trekt bedrijfsleiders aan vanwege de voor de hand liggende effecten. Sterker nog, 24/7 back-office bots zullen onzichtbaar zijn voor het bedrijfspubliek. De echte complexiteit zit aan de IT-kant. De niet-ondersteunde robots kunnen falen en gebruikersinterfaces zullen veranderen, denk bijvoorbeeld aan het effect op releaseplanning. Het beveiligen van verhoogde toegangsaccounts die door bots worden gebruikt is nog een andere uitdaging. Neem de nodige maatregelen aan de IT-zijde op in uw business case.
Het zou uw gezamenlijke ambitie moeten zijn om RPA op een gegeven moment uit te bannen en API's het werk te laten doen. En wat het algemene ontwerp van uw digitale architectuur betreft, het volgende: Een BPMS moet uw bedrijfsprocessen orkestreren, formulieren tonen en bedrijfslogica vasthouden. Het zal verbinding maken met API's en waar nodig RPA-stromen activeren. Als u complexe beslissingslogica nodig hebt, sluit dan AI-mogelijkheden in.
Zorg ervoor dat u geen stappen overslaat bij het ontwerpen van uw digitale platform. Nu bent u klaar om de vruchten ervan te plukken.